font.is

GTD – hvað er nú það?

GTD eða Get­ting Things Done er kerfi til þess að hjálpa fólki að koma verkum í framkvæmd sem annars vilja daga uppi. Ker­fið var tekið saman af manni sem heitir David Allen. Hann er að sjáf­sögðu Ban­darík­ja­maður og ég geri ráð fyrir því að hann sé orðinn vel efnaður á þessu.

En hvað er GTD?

GTD snýst eins og mörg tímas­tjór­nunark­erfi um að kljúfa verkefni niður í framkvæ­man­le­gar einingar sem svo eru tímaset­tar á þann tíma sem við viljum framkvæma þær. Fyrir þá sem eru mjög skip­u­lagðir í sér virkar þetta eflaust bara bjá­nalegt og þeir geta hætt að lesa hér.

Hinir, ofh­laðnir verkum og sem alltaf eru að glíma við að komast yfir það sem þeir ætla sér og finnst jafn­vel að verk sem varða vinnu ýti stöðugt út af borðinu því sem varðar einka­hagi, fjöl­skyldu og áhugamál, gætu kannski haft ein­hvern hag af því að kynna sér þetta GTD kerfi.

Ég get engan veg­inn komið að ful­lkominni útlis­tun á þessu kerfi en lan­gar samt til þess að drepa aðeins á þessu máli.

Fle­stir sem nota tölvu við vinnu hafa pró­fað ein­hvers konar ToDo for­rit. For­rit þar sem maður getur skri­fað á lista það sem maður þarf að gera. Skipta um dekk á bíl­num, láta laga hjólið, kaupa Chee­rios og svo framvegis. Smátt og smátt saf­nast á lis­tann ógurle­gur fjöldi verka sem maður ýtir svo á undan sér – oftast af því að þessi hlu­tur sem á að framkvæma er það viðamikill að við náum ekki almen­ni­lega utan um hann eða gefum okkur því ekki tíma til að framkvæma hann. Frestu­narárát­tan tekur völdin.

Málið er að flest af þessu sem maður skri­far á svona lista eru verkefni sem inni­halda fleiri en einn lið. Til dæmis að skipta um dekk á bíl­num. Við þur­fum kannski að byrja á því að finna símanúmer hjól­barðaverk­stæðisins t.d. á ja.is, panta tíma með sím­tali og svo þur­fum við seinna að fara með bílinn. Við gætum líka þurft að láta vita af því í tölvupósti að við komum dálítið seinna til vinnu þen­nan dag. Þan­nig eru í þessu að minnsta kosti fjórir liðir. Einn varðar leit á net­inu, annar notkun á síma, þriðji að senda tölvupóst og sá fjórði að fara á staðinn til að láta skipta um dekkin. Þetta gæti hæglega span­nað viku frá upphafi til enda.

Ker­fið í GTD snýst svo um þetta: Hluta verkefnið niður í framkvæ­man­le­gar aðgerðir eða verk­liði (Actions). Merkja hvar eða hvaða samhengi aðgerðin er framkvæmd (Con­text), við tölvuna, í síma, með tölvupósti eða með erindi út í bæ. Lyk­ilþát­tur í þessu er svo að gera ekki upp á milli þess sem maður þarf að gera vegna vinnu eða heim­ilis hel­dur blanda öllu saman í sama pott og vinna sig svo út úr honum í sam­ræmdu kerfi.

Annar liður í kerfinu er fer­lið við að reyna að koma verk­liðum í framkvæmd og mat á mik­il­vægi. Byr­jað er á því að safna öllu saman í körfu, Inbox. Inboxin þurfa að vera til dæmis bré­fabakki fyrir það sem við erum með á skrif­borðinu og svo Inbox, mappa í tölvunni. Við setjum allt í þessi Inbox án þess að skoða það neitt frekar hvað það er. Úrvinnslan kemur síðar. Í bré­fabakkann fara allir gulu miðarnir, pen­nar, kyn­ningarefni sem við höfðum hugsað okkur að lesa og hvað eina. Samsvarandi í tölvunni: allt draslið sem við erum búin að hlaða niður en ekki flokka, ótel­jandi skjöl á skjáborðinu og svo framvegis.

Saman­tekið virkar GTD þá nokkurn veg­inn svona:

Safna (Col­lect) öllu saman á einn stað, þá meina ég öllu.

Vinna (Process) úr hlu­tunum í safninu.

• Ef hlu­tur tekur minna en tvær mínú­tur að framkvæma, gerðu hann þá núna, strax.
• Ef hlu­tur þarf meira en tvær mínú­tur og hann er eit­th­vað sem hægt er að framkvæma, þá er hann verk­liður, Action.
• Ef hlu­tur er margþæt­tur er hann ekki verk­liður, Action, hel­dur verkefni, Project.

Skip­u­leg­gja (Organize) allt sem þú hefur saf­nað í hauginn.

• Skoðaðu hvert verkefni fyrir sig og ákveddu hvað á að verða um það.
• Hver verk­liður verður að merk­jast með samhengi, Con­text. Heitin á samhengjum velta á því hvern­ing umhverfi við erum í en algeng samhengi eru til dæmis heima, tölva, vinna, tölvupós­tur, erindi, hringja, lesa, rannsaka (skoða) svo nokkur dæmi séu tekin.

Framkvæmdu (DO) Byggt á samhengi hlu­tanna og eigin innsæi stil­lir maður upp hvenær er best að framkvæma hvern lið út frá tíma og orku sem hver og einn hefur.

Farðu yfir stöðuna daglega, vikulega og mánaðarlega.

Annar lyk­ilþát­tur í GTD er að hafa ein­hvern einn stað eða eitt kerfi á því hvernig maður hel­dur utan um það sem maður vill koma í framkvæmd. Koma öllu út úr höfðinu yfir í á eit­thvert form, einn stað sem maður getur leitað í og gru­flað með hlutina. Þetta er það sem kallað er Trusted Sys­tem. Þarna eru ótal möguleikar og nokkuð áhugavert að skoða hvað fólk er að nota. Sumir notast við laus spjöld, kom­pub­ækur, en þeir sem geta varla sli­tið sig frá tölvunum vilja nota for­rit til þess.

Fyrir makkan­oten­dur eru tveir spen­nandi kostir í stöðunni. Í fyrsta lagi er Omn­i­Group að búa til for­rit sem mun kosta 40 dol­lara. For­ri­tið heitir Omni­Fo­cus og er enn í þróun. Mar­gir bíða í ofvæni eftir þessu for­riti, sérstak­lega þeir sem hafa notast við útfærslu við OmniOut­liner sem kallað er kGTD eða Kin­k­less­GTD.

Annar kos­tur og sá sem ég nýti mér nú um stundir er iGTD. Þetta for­rit er ókeypis (en fram­lög vel þegin). Ungur Pólverji skri­far þetta for­rit og það er í stöðu­gri fram­för. For­ri­tið er afar skemmti­legt og þægi­legt til þess að halda utan um verkefni. Svo synkar það við iCal og í símann ef maður vill svo við hafa. Önnur for­rit má svo finna á versiontracker.com

Hér er ég aðeins búinn að skrapa yfir­borðið á þessu kerfi. Til þess að fá betri yfirsýn yfir það er lang best að byrja á því að lesa bók David Allen, Get­ting Things Done. Ég las bók­ina í sumar­leyfi í fyrra­sumar og hún varpaði skýru ljósi á það sem ég hafði verið að glugga í á net­inu varðandi GTD. Alveg nauðsyn­legt að eiga þessa bók ef menn vilja reyna að komast inn í þetta kerfi.

Annað lesefni um fyrir­bærið má svo finna, svo nokkuð sé nefnt:

43folders.com þar sem höfun­durinn Mer­lin Mann lætur móðan mása.

Lifehacker.com Leitið að greinum eftir Gina Trapani.

Lifehack.org

Zen­Habit

og auðvi­tað hjá gúru­inum sjál­fum David Allen.

Svo er málið að aðlaga ker­fið sínum þör­fum en láta það ekki gleypa sig. Láta á það reyna hvort maður komi ekki ein­hverju fleiru í framkvæmd en bara því sem mest bren­nur á í vin­nunni í stað þess að fresta öllu öðru.