Lífið í póstheimum
Ein af þeim bloggsíðum sem ég fylgist reglulega með er Hawk Wings. Síðan fjallar að mestu um póstforrit á makka og þá aðallega Mail forritið. Einnig er fjallað um forrit sem tengjast Mail beint eða óbeint svo sem Address Book og iCal. Reyndar margt fleira. Ég hef sótt þangað ýmsan fróðleik og er með ólíkindum hvernig hægt er að halda úti svona síðu um þetta takmarkað efni.
Mér fannst tilvalið að nefna þetta núna af því ég gerði að gamni mínum nýjan haus á Hawk Wings og gaf Tim Gaden, sem heldur úti vefnum hann. Hausinn var settur strax á enda sá eldri svolítið þreyttur og ljótur. Svolítið umdeilt eins og sjá má á umsögnunum en flestir orðnir sáttir sýnist mér.
Póstforrit eru fyrir löngu orðin þungamiðja daglegra samskipta í viðskiptum og forritaframleiðendur keppast við að tengja við þau almanök, heimilisfangaskrár og alls kyns flýtileiðir sem stuðla að hægræðingu og aukinni framleiðni. Mikilvægt er að láta tölvupóstinn ekki verða að byrði á manni, reyna ná stjórn á honum áður en hann nær að stjórna þér. Hvernig væri nú áður en þú lest lengra að breyta núna póstforritinu í að láta sækja nýjan póst á korters fresti í stað mínútufresti?
Í næstu útgáfu af MacOsX, Leopard verða tengslin milli lykilforritanna iCal og AddressBook aukin til muna. Reyndar er Entourage allvel samsett í þessum efnum en því miður verður að segjast að einu brengluðu tölvuskeyti sem maður fær orðið eru frá Entourage notendum – ekki frá pc notendum.
Á meðan við bíðum eftir uppfærslum er ekki úr vegi að nefna að flest allt sem Mail í Leopard mun bjóða upp á er hægt að fá með ýmsum smáviðbótum. Hawk Wing er einmitt staðurinn til þess að komast að því hvað er hægt að gera. Þessar ábendingar varða annars vegar liti á póstum sem ég hef fjallað aðeins um áður og eins handvirka flokkun á pósti. Litlar og meinlausar viðbætur sem gera lífið í póstinum mun þægilegra. Lítum aðeins á tvær svona viðbætur – litlar þúfur sem velta þungu hlassi.
Ég nota Rules, reglur í Mail mjög mikið. Fyrst og fremst er ég með reglur sem taka allar reglulegar póstsendingar sem ég fæ og liggur ekki lífið á að lesa. Reglurnar sjá um að færa þá pósta í undirmöppur. Þetta eru til dæmis brandarasendingar, ýmsir póstlistar sem ég er áskrifandi að, áskriftir að fréttum frá fyrirtækjum varðandi tölvutengd efni eða jafnvel eitthvað persónulegt svo sem varðandi ferðalög eða eitthvað í þá áttina. Líklega svipað hjá mörgum.
Þetta er nokkuð mikill póstur sem ég fæ, eitthvað nálægt 100 póstar á dag. Aðeins um 20 af þeim verða eftir í Inbox-inu hjá mér daglega. Eftir stendur samt sem áður að ég er með eftir hvern mánuð í kringum 500 pósta í Inbox. Útilokað fyrir mig að afgreiða og eyða eins og sumir framleiðniaukningaráhugamenn (GTD) predika. Þarna eru alltaf fjöldi pósta sem ég vil ekki að fari sjálfkrafa í undirflokka heldur er ég að rembast við að lesa þá eftir föngum og afgreiða og handfæri svo að því loknu í einhvern af undirflokkunum.
Þegar ég hef fært handvirkt í einhverja möppuna býður Mail mér að senda aftur í sömu möppu og síðast. Það er svo sem fínt en Mail Recent viðbótin heldur utan um margar síðustu möppur sem ég hef notað svona eins og mörg forrit halda utan um nýlega notuð skjöl. Þannig flýtir þessi litla viðbót heilmikið flokkuninni. Halið niður, notið innsetningarforritið og þetta er komið inn. Afbragð.
Stór hluti þessara 500 pósta eru varðandi verkefni sem eru í gangi og mikilvægt að fylgjast með því að öllum mikilvægum póstum sé sinnt. Stór hætta er á að það geti gleymst að sinna einstaka pósti, sér í lagi af því titlar pósta um hvert verk eru yfirleitt mjög líkir. Ég hef bent á það hérna áður hvernig hægt er að lita póstana handvirkt en nú förum við yfir á næsta stig.
Til þess að lita póstana og aflita suma aftur þegar þeim hefur verið sinnt nota ég viðbót sem heitir Mail Act-On. Þessi ókeypis viðbót nýtir í raun Rules til þess að lita póstana og reyndar getur hún gert miklu fleira. Fært pósta í tilteknar möppur og hvað eina sem reglurnar bjóða upp á – keyrt af stað með hnappaskipunum. Mail Act-On getur einnig leyst Mail Recent af hólmi ef maður vill það frekar. Nokkrar tilbúnar reglur fylgja með sem auðvelt er að breyta og laga svo það er ekkert mál að stilla þetta í snatri. Best er að gæta hófs í þessu eins og alltaf og byrja bara á nokkrum einföldum skipunum sem öruggt er að maður muni. Hérna er dæmi um hvernig reglan „sinna“ er sett upp hjá mér.
Sem dæmi nota ég þetta svona: Ég nota +, plúshnappinn (vinstra megin við Return) sem grunnskipanahnapp eða Act-On Menu Key og bæti svo við stöfum með sem gera mismunandi hluti.
- + G læt ég lita póstinn gulan, sem er mest æpandi liturinn. Þetta þýðir hjá mér að þarna sé póstur sem virkilega þarf að sinna og má ekki klikka.
- + H Þegar verkinu er lokið eða því sem pósturinn kallaði á geri ég + H, sem gerir póstinn hvítan aftur — búið.
- + F gerir viðkomandi póst fölbleikan, en það þýðir að pósturinn varðar leturmál á einhvern hátt. Oftast eitthvað sem ég þarf að vinna með letur.
- + T fölbrúnleitur litur, tölvumál sem þarf að sinna, kvittanir vegna forritakaupa og svoleiðis.
- + I æpandi grænn, persónuleg mál sem ég þarf að sinna.
Hver og einn lagar þetta að sínum þörfum og litasmekk og bætir svo við því sem þurfa þykir. Hawk Wings er með úrval upplýsinga um aukahluti, ókeypis og til sölu og ekki vitlaust að kíkja við og sjá hvort þar er ekki eitthvað sem maður vissi ekki að mann vantaði.
